ISO 9001:2015 e sistemi di gestione

Dopo un anno: cos’è cambiato con l’avvento della ISO 9001:2015?

La revisione 2015 della ISO 9001 ha portato un grande cambiamento nella concezione aziendale del sistema di gestione per la qualità. Un anno dopo, sappiamo dare la giusta misura di quanto ci cambierà la vita?

A settembre 2015 la nuova revisione della ISO 9001 è stata emessa, e siamo entrati ufficialmente nel periodo di transizione che durerà fino a settembre 2018. Il tempo per aggiornare il sistema può sembrare tanto, ma visti i contenuti della norma, è altamente raccomandabile aggiornare il prima possibile.

Fino ad ieri – Alcuni punti deboli del sistema

Conosciamo un sistema ingessato, in questo abbiamo alcune colpe. Di certo è responsabilità dell’organizzazione applicare ad ampio respiro le proprie competenze, un respiro corto genera alcuni problemi non da poco, come i seguenti:

  • Bisogna nominare una persona dell’alta direzione: di solito è un neoassunto che va a coprire l’incarico del responsabile della qualità, ben diverso da un membro dell’alta direzione! Perchè serviva un membro dell’alta direzione? É chiaro: il (vero) membro dell’alta direzione può parlare A TITOLO E DIRITTO all’interno di un CDA, a viso aperto con il titolare, la proprietà, perchè il ruolo di sistemista NON É un ruolo da operai, ma di alto livello all’interno dell’azienda. La colpa qui è che si vuole sbolognare un ruolo MOLTO IMPORTANTE, svilendolo e svuotandolo del suo significato. L’unica vera limitazione è proprio il fatto di dover nominare una persona, e questo aspetto è stato affrontato in modo importante dalla nuova revisione;
  • Bisogna fare carta: anche qui, è inesatto! Bisogna stabilire e documentare come funzionano i  processi dell’organizzazione. E serve mantenere quella minima documentazione necessaria a garantire che tutti sappiano cosa fare, o che si abbia fiducia del corretto funzionamento del sistema. Non è più tempo di sistemi con migliaia di documenti nominati con sigle improponibili. Cose semplici aiutano, troppa complessità uccide (e non serve a niente);
  • Non è applicabile all’azienda: l’imprenditore che si ritrova in questa affermazione sta dicendo di non essere in grado di adattare il proprio sistema alla propria realtà organizzativa, e questo accade per 2 ragioni possibili.
    • La prima è che l’organizzazione non ci prova neanche, quindi si arriva a fare carte false per sistemare le cose un mese prima dell’audit. E’ la morte ufficiosa della ISO 9001, perchè tutti (a partire dal personale interno) capiranno che l’alta direzione non ci crede, e da quel momento tutto sarà più difficile (ed il sistema sarà sempre più inutile e costoso). Tra i tutti, si possono comprendere anche gli auditor (che solitamente non sono stupidi);
    • La seconda possibile ragione è che la realtà non può essere dichiarata com’è. In pratica stiamo ingannando i clienti, le ragioni sono le più varie (volontà di nascondere i propri funzionamenti interni, consapevolezza di alcuni punti deboli che potrebbero mettere in discussione l’affidabilità dei sistemi e quindi la permanenza in un mercato). Qualunque sia la ragione non è una bella situazione, fermo restando che spesso sono scuse.

Cosa cambia oggi con la ISO 9001:2015

Il comitato tecnico internazionale ha imposto un cambio di passo importante, mutuato dai paesi anglosassoni: ha determinato che UN’AZIENDA ISO 9001:2015 DEVE PIANIFICARE (e deve saper pianificare) IL PROPRIO BUSINESS. Ovvio? No, un problema serio. In un tessuto produttivo (quello italiano) composto dal 95% di PMI, il problema della pianificazione l’hanno provato e respirato più o meno tutti gli imprenditori e i loro dipendenti. La conseguenza è che l’azienda non solo non sa cosa sia un business plan, ma non sa stabilire i propri obiettivi di business, impostare quanto necessario per garantirsi una adeguatezza strutturale dal punto di vista economico e finanziario, decidere quali assetti intraprendere per affrontare i mercati internazionali o l’attacco da essi. Insomma, l’ORGANIZZAZIONE (italiana) NON PIANIFICA, NON DECIDE DOVE VUOLE ANDARE E NON VERIFICA MAI DOVE É ARRIVATA, ma tende a valutare una tantum come muoversi sul mercato, basandosi su pochi ed insufficienti dati.

La nuova ISO, dicevamo, cambia le cose. É garantito che l’imprenditoria cercherà di ridurre al minimo l’influenza del sistema nella propria organizzazione, ma l’imprenditore avveduto avrà la capacità di coglierne gli spunti di largo respiro proposti. Ve ne proponiamo alcuni:

  • Contesto: chi può dire che il contesto non influenza i risultati dell’organizzazione? Del contesto fanno parte le persone, gli impianti, le strutture, la motivazione…
  • Parti interessate: un sindacato può influenzare in qualche modo la produttività dell’organizzazione? Certamente sì!
  • Indirizzi strategici: potremmo tradurlo in domande come “Imprenditore/azienda, che vuoi fare? Cosa ti proponi di ottenere? E come hai intenzione di farlo nell’organizzazione? Quali strade vuoi percorrere?”. Sono domande di alto livello, e questo dà un’idea di come si dovrebbe interagire con il sistema.
  • Leadership: non esiste più il nominato dalla direzione, tutti fanno la loro parte nel sistema, e ogni parte deve essere chiara. Il compito dell’organizzazione (o dell’alta direzione) è attribuire bene le responsabilità ed autorità, e monitorare la loro applicazione.
  • No ai documenti, sì alle informazioni documentate: non c’è molto da dire su questo tema, il documento (la carta) può scomparire, rimangono in piedi alcune informazioni che devono essere mantenute per la conformità, ma la norma ha tolto l’alibi della gestione documentale;
  • Rischi ed opportunità: un competitor entrato sul mercato può generare guai? Può portare via fette di mercato? Come abbiamo intenzione di affrontare la cosa? Oppure, una contestazione del cliente ci mette in una situazione difficile, come la possiamo affrontare? Quali rischi abbiamo sulla porta? E come possiamo girare la situazione a nostro vantaggio?

Da oggi in poi – Opportunità in vista per la ISO 9001:2015 e tutti gli altri sistemi di gestione

Nella seconda parte dell’articolo abbiamo cercato di dare una rapida descrizione di alcuni punti che la norma affronta in modo deciso, intenzionata a portare un’azienda 9001 ad essere più organizzata sullo stile anglosassone. Qualcuno potrà pensare “Ho bisogno che mi vengano a dire gli altri come sviluppare il mio business?”. La nostra risposta é: “dipende!”. Ogni azienda ha al suo interno dei processi decisionali che non esplicita necessariamente su un documento di sistema, ma questo significa che la valutazione strategica l’ha fatta. La nuova ISO 9001:2015 consente che ciò accada, accetta che il sistema non sia composto di soli documenti ufficiali, ma possa comprendere anche tutte quelle informazioni o parti documentali che, pur restando al di fuori del sistema, ne fanno parte.

Solo una adeguata analisi può stabilire il livello di rispondenza di un’organizzazione. L’UE lo ha capito, e tramite i bandi europei ha stanziato centinaia di milioni di € per aiutare le imprese a muoversi con decisione verso i sistemi di gestione. Saremo in grado di intraprendere questa nuova strada?

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