Il back-office è costituito da quell’insieme di attività in un’azienda che non richiedono interazione diretta con il cliente. Per questo motivo, e perché normalmente non generano revenue, spesso tali attività sono considerate un puro costo per l’azienda, e divengono oggetto di tagli alle risorse.
Tuttavia il back-office in realtà è l’ossatura vitale dell’azienda, dove avvengono la sua gestione operativa e la sua amministrazione: anche se il cliente non lo vede, è qui che viene resa possibile la creazione dei prodotti e dei servizi a lui destinati.
Per tale motivo il back-office necessita quanto e più del front-office di interventi volti al miglioramento della sua efficienza, di cui beneficerà l’intera struttura aziendale. Ma dove e come intervenire?
Un aiuto dalla Robotic Process Automation
L’automazione dei processi riduce il carico di lavoro manuale, diminuisce i rischi di errore umano, e permette di risparmiare risorse da reindirizzare verso attività di maggior valore.
È a questo scopo che sono stati sviluppati i cosiddetti “software robot”, un particolare tipo di software intelligenti. Opportunamente configurati, questi software sono in grado di emulare le attività di una risorsa umana per quanto riguarda le incombenze ripetitive su un alto volume di informazioni, quali ad esempio l’acquisizione e l’inserimento dei dati, controlli, spunte e altro.
Tra i loro vantaggi si enumerano:
- significativa riduzione dei costi;
- riduzione a doppia cifra dei tassi di errore umano;
- velocizzazione dei processi (anche di 15 volte rispetto a un operatore umano);
- totale controllo e trasparenza dei dati grazie alla possibilità di verificare il processo in qualsiasi momento;
- aumento della qualità grazie a una maggiore aderenza alle regole;
- nessun aggiornamento necessario dei sistemi informatici, poiché il software robot sfrutta i sistemi già esistenti come farebbe un essere umano.
Non solo back-office
Grazie alle evoluzioni dell’intelligenza artificiale, ai meccanismi di machine learning e al cognitive computing, la Robotic Process Automation si sta estendendo anche a processi diversi e ben più complessi di lunghe sequenze di azioni ripetitive. Ad esempio, risulta utile nelle fasi decisionali e nei percorsi di trasformazione in un’azienda.
Difatti la semplice automatizzazione dei processi non è sufficiente. La vera chiave è nella comprensione dei flussi di informazioni e nella loro corretta gestione. Per fare in modo che gli investimenti nella Robotic Process Automation diano i loro frutti, è necessario prestare attenzione ad alcuni punti:
- cosa automatizzare e perché, e cosa è meglio lasciare a un operatore umano;
- come documentare adeguatamente il sistema in sviluppo al fine di garantire un’efficiente manutenzione;
- quale partner e quale prodotto scegliere per il passaggio alla RPA;
- come gestire i cambiamenti organizzativi successivi all’automatizzazione.