Firma elettronica avanzata: requisiti, vantaggi, rischi.

In un contesto aziendale in cui la mole dei documenti può assumere particolare rilevanza, il processo di dematerializzazione e digitalizzazione ha degli indubbi benefici. Data l’importanza attribuita alla firma da molti ordinamenti, tra cui quello italiano, è particolarmente opportuno porre l’attenzione sulla firma elettronica, e che cosa ne comporti l’utilizzo.

La dematerializzazione

La dematerializzazione è il processo tramite il quale si sostituisce tutto ciò che si trova su supporto analogico (quale la carta) con una rappresentazione digitale. Durante la fase di sottoscrizione di documenti prodotti nativamente in formato digitale, risulta indispensabile il ricorso alla firma elettronica. La legge italiana ne riconosce la validità legale e la rilevanza, a tutti gli effetti equivalenti a quelle della firma analogica.

Vi sono tuttavia anche dei rischi, dati dalla natura stessa del documento elettronico. Si pensi ad esempio alla sua infinita riproducibilità senza alcuna differenza dall’originale, oltre al fatto che, a differenza del documento analogico, si tratta meramente di una rappresentazione di informazioni in formato binario che non hanno la reale impronta di un supporto fisico.

La firma e la sua funzione

Nel mondo materiale la firma svolge una duplice funzione: individuare l’autore ed esprimerne la volontà di sottoscrivere quanto espresso nel documento. Affinché ciò possa accadere anche nel caso della firma elettronica, il Regolamento Europeo stabilisce una serie di norme e requisiti volti a dare a questa la validità richiesta. Si individuano così tre tipologie di firma elettronica, caratterizzate dalla sicurezza crescente la certezza dell’identità del firmatario e la sicurezza del documento: la firma digitale, la Firma Elettronica Avanzata (FEA) e la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).

Rispetto alla FEA, la FEQ offre maggiori garanzie di validità ed è la scelta ideale per la sottoscrizione di elementi elettronici, ma è anche più complessa sia nella fase di acquisizione, che richiede l’intermediazione di un prestatore di servizi fiduciari qualificati, sia di utilizzo. Ciò ne ha limitato notevolmente la diffusione nonostante la sua indubbia utilità, a favore dell’utilizzo della FEA.

Caratteristiche della Firma Elettronica Avanzata

Secondo la legislazione italiana, le caratteristiche della Firma Elettronica Avanzata devono garantire:

  1. L’identificazione del firmatario del documento, inizialmente anche tramite mezzi analogici.
  2. La connessione univoca del firmatario alla firma, che lega indissolubilmente l’identità del firmatario e il dato della firma.
  3. L’utilizzo esclusivo della firma da parte del firmatario, garantito tramite appositi processi di autenticazione.
  4. L’immodificabilità del documento a seguito dell’apposizione della firma, come ad esempio la conversione in un PDF non modificabile del documento.

Sono inoltre necessari:

  1. La possibilità di avere evidenza di quanto sottoscritto, ossia l’accesso futuro al documento da entrambe le parti (il che non è sempre possibile in analogico).
  2. La connessione univoca della firma al documento, così che la firma non possa essere riprodotta indebitamente in un momento successivo.

La mancanza di uno o più di tali requisiti compromette la validità giuridica della soluzione di Firma Elettronica Avanzata. È perciò possibile rivolgersi a un soggetto terzo per acquistare le proprie soluzioni di FEA, ma è necessario accertarsi che rispetti tutte le certificazioni necessarie, al fine tra le altre cose dell’identificazione incontrovertibile del soggetto proponente della firma.

I vantaggi

La dematerializzazione di tutti quei documenti aziendali che richiedono una firma richiede un attento studio e programmazione, ma per comprenderne i vantaggi sono sufficienti dei semplici calcoli. Essa permette infatti una forte riduzione di:

  • Costi per strumenti e strutture di archiaviazione (scaffali, faldoni, cartelle ecc)
  • Spazio fisico utilizzato
  • Tempo di archiviazione e successivamente di ricerca dei documenti
  • Costo dei supporti (carta, inchiostro e toner).

Calcolando un costo di circa 2 euro per ogni foglio archiviato dall’impresa, più i cosiddetti “costi invisibili” di manutenzione di un archivio fisico, per le ditte con archivi di una certa dimensione si raggiungono facilmente cifre risparmiate davvero notevoli.

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