Dedicare troppo tempo alle attività amministrative di archiviazione dei documenti può avere un impatto negativo sulla produttività delle PMI, sottraendo tempo prezioso che potrebbe venire impiegato per la crescita.
Per aumentare l’efficienza delle imprese, tra i vari modi possibili vi è la digitalizzazione dei documenti cartacei. Ciò permette non solo di risparmiare spazio, ma anche di averli a disposizione in un formato facile da ricercare e da condividere.
Non bisogna lasciarsi scoraggiare dai termini apparentemente complessi: con i software giusti, è possibile farlo in modo semplice e rapido.
L’automazione smart
Le nuove tecnologie connesse, come il Cloud computing, permettono un’elaborazione e una condivisione molto più veloce dei dati. Vanno perciò supportati con soluzioni “smart” che permettano facilità d’uso, intuitività e automazione.
Essenziale per la facilità d’uso è, appunto, l’automazione: un software, dopo la programmazione iniziale, dovrebbe continuare a operare secondo le stesse regole, liberando l’utente dall’incombenza di inserire le proprie preferenze ogni volta e lasciando tempo ad attività più utili.
Archiviare ordinatamente
Un archivio ordinato fa la differenza tra il semplificare le attività o rallentarle inutilmente, con lo stress che ne consegue.
Archiviare viene considerato un compito noioso, ma se il software automatico è stato configurato correttamente, può svolgere una funzione fondamentale.
I moderni software di scansione sono in grado di acquisire documenti, inserire automaticamente i tag, elaborarli e archiviarli nel cloud.
Ad esempio possono distinguere documenti di lavoro da ricevute o altro a seconda del testo in essi contenuto, suggerire un nome adatto alla tipologia di documento e salvarli nella corretta destinazione dell’archivio.
Con il tempo e le correzioni “apprendono” a fare ciò in modo sempre migliore.
Documenti cartacei, ricevute, biglietti da visita e altro ancora saranno così sempre disponibili per la condivisione e la consultazione rapida.
I vantaggi per le PMI
In breve, con i sistemi automatizzati le aziende possono acquisire e salvare i documenti con il tocco di un tasto, sapendo che verranno nominati e archiviati nel posto giusto per essere pronti da consultare rapidamente appena ce ne sia il bisogno.
Si risolvono così i problemi di produttività causati dall’eccessivo utilizzo di carta e di tempo, permettendo alle PMI di liberare personale competente per focalizzarsi sullo sviluppo e la crescita.